Как OneNote облегчает жизнь
Наведите порядок в делах с помощью OneNote, Outlook и SkyDrive. To ли жизнь становится все сложнее, то ли с возрастом слабеет память. Так или иначе, сохранять полный контроль над текущими делами многим сегодня очень трудно. К счастью, у нас есть надежные помощники —известные программы, объединенные с помощью Microsoft OneNote. В этой статье я вкратце опишу собственный опыт эффективной организации рабочей деятельности.
Всему свое место
Держать в поле зрения программы совещаний и актуальные задачи мне помогает комбинация OneNote на компьютере, OneNote Mobile на Apple iPhone или iPad и заданий Microsoft Outlook. Сначала я составляю план совещания и сохраняю его в OneNote. Например, для еженедельных встреч с руководителем я составляю такой план:
- вопросы, обсуждаемые на совещании;
- участники;
- оповещения;
- состояние сформулированных ранее пунктов действий;
- перечень новых пунктов действий.
Сведения о предстоящем совещании удобно помещать непосредственно в OneNote, особенно если организатор совещания отослал его программу в приглашения в Outlook. Чтобы это сделать, откройте вкладку Home в OneNote, нажмите кнопку Meeting Details и выберите совещание. Во время беседы с руководителем я поднимаю намеченные вопросы, охватываю все оповещения и отчитываюсь по открытым ранее пунктам. По ходу дела я добавляю новые пункты действий в конец списка (с помощью Apple iPad или iPhone).
После совещания я возвращаюсь на свое рабочее место, на настольном компьютере выделяю каждый новый пункт действий и выбираю для него срок исполнения. К выделенному пункту действий в OneNote добавляется флажок, а в Outlook автоматически добавляется задание. Пункты действий, помещенные в OneNote, составляют общий список заданий. Флажки в OneNote и задания в Outlook связаны между собой. При щелчке на флажке закрытого пункта в OneNote соответствующее задание в Outlook в фоновом режиме обновляется и маркируется как выполненное. Таким образом, по окончании совещания я имею четкую картину обсуждаемых вопросов, закрытых и новых пунктов действий, выполнение которых необходимо контролировать (экран 3).
Эффективная организация работы
OneNote Mobile выполняет именно ту функцию, которую описывает его название, а именно: позволяет иметь OneNote всегда при себе. Использование Outlook 2010 на компьютере и хранение файлов в Microsoft SkyDrive позволяет получать доступ к заметкам через бесплатное приложение, доступное для iPhone, iPod, iPad, Android с Windows Mobile 6.1 или Windows Phone 7. На экране 4 показан интерфейс доступа к информации о совещании на iPhone.
Независимо от того, где я нахожусь, мои заметки у меня всегда под рукой. Находясь вдали от рабочего места, я могу добавлять записи в любой момент. Настольная и мобильная версии OneNote всегда синхронизированы, что позволяет ничего не упустить.
Для настройки работы OneNote на iPhone необходимо установить приложение OneNote Mobile, которое можно найти в Apple App Store. При открытии приложение предлагает ввести учетную запись Windows Live ID. Если у вас нет учетной записи Windows Live ID, создайте ее. OneNote Mobile позволяет держать данные в хранилище SkyDrive, ассоциированном с учетной записью Windows Live ID, поэтому следует обеспечить надлежащую защиту своего имени и пароля.
Приложение iPad OneNote дает возможность использовать преимущества большого экрана, поэтому на iPad нужно устанавливать iPad-версию, а не версию для iPhone.
Для получения доступа к заметкам OneNote с любого компьютера зарегистрируйтесь с учетной записью Windows Live и перейдите по ссылке на SkyDrive. Документы OneNote находятся в папке «Документы». Для большей эффективности процесса подключите OneNote 2010 на компьютере к SkyDrive.
1. Нажмите «Файл», «Общие».
2. Выберите тетрадь для совместного доступа.
3. Выберите среду, посредством которой организуется совместный доступ.
4. Выберите область совместного доступа с ноутбуком в хранилище SkyDrive.
На экране 5 показан пример организации совместного доступа с тетрадью Article по Интернету в папке «Документы» в хранилище SkyDrive.
Хранилище SkyDrive
После настройки хранилища SkyDrive вы найдете для него и другие области применения. Я храню там копии важных файлов, которые можно просматривать на мобильном телефоне. Например, если клиент жалуется на недостаточную оперативность обслуживания, я могу быстро восстановить копию соглашения об уровне обслуживания на своем телефоне. Однако, как показывает опыт, использовать SkyDrive с мобильного устройства удобнее для просмотра информации, а не для ее создания. Учитывайте это, когда будете решать, какие файлы размещать в этом бесплатном интернет-хранилище Microsoft.
Облегчите себе жизнь
В этой статье приведен лишь один пример, который показывает, как мобильная версия общеизвестного приложения, интернет-хранилище и широко распространенная программа-органайзер могут облегчить вашу жизнь. Попробуйте сами.
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|